ایجاد یک طبقه بندی سفارشی شامل تعریف یک سیستم طبقه بندی منحصر به فرد است که متناسب با نیازها و الزامات خاص یک سازمان یا پروژه باشد. این فرآیند معمولاً شامل چندین مرحله است تا اطمینان حاصل شود که طبقه بندی جامع، ساختارمند و مؤثر در سازماندهی و طبقه بندی اطلاعات است. در زیر پنج مرحله ضروری برای تعریف طبقه بندی سفارشی آورده شده است:

مرحله 1: شناسایی هدف و دامنه قبل از ایجاد یک طبقه بندی سفارشی، شناسایی هدف و دامنه طبقه بندی بسیار مهم است. نوع اطلاعاتی را که می خواهید با کمک طبقه بندی طبقه بندی، سازماندهی و بازیابی کنید، تعیین کنید. اهداف، اهداف و مخاطبان هدف پروژه یا سازمان خود را در نظر بگیرید.

مرحله 2: انجام تحقیق برای ایجاد یک طبقه بندی سفارشی مؤثر، انجام تحقیقات کامل در مورد موضوع یا دامنه ای که با آن کار می کنید مهم است. این تحقیق به شما در درک ساختارها، سلسله مراتب و روابط موجود در دامنه کمک می کند. طبقه بندی های مشابهی را که توسط سایر سازمان ها یا متخصصان در این زمینه ایجاد شده است، کاوش کنید. این تحقیق بینش های ارزشمندی را ارائه می دهد و به عنوان پایه ای برای ایجاد طبقه بندی سفارشی شما عمل می کند.

مرحله 3: دسته ها و زیرمجموعه ها را تعریف کنید بر اساس یافته های تحقیقاتی خود، شروع به تعریف دسته ها و زیرمجموعه های اصلی برای طبقه بندی سفارشی خود کنید. دسته ها مفاهیم یا موضوعات سطح بالا را نشان می دهند، در حالی که زیرمجموعه ها طبقه بندی های خاص تری را در آن دسته ها ارائه می دهند. ایجاد تعاریف و مرزهای روشن برای هر دسته و زیرمجموعه ضروری است تا از سازگاری در سراسر طبقه بندی اطمینان حاصل شود.

مرحله 4: ایجاد روابط هنگامی که دسته ها و زیرمجموعه ها را تعریف کردید، روابط بین آنها را در نظر بگیرید. تعیین کنید که دسته های مختلف چگونه با یکدیگر مرتبط هستند و آیا روابط سلسله مراتبی یا انجمنی وجود دارد یا خیر. این مرحله به سازماندهی اطلاعات به شیوه ای منطقی کمک می کند و کاربران را قادر می سازد تا به طور موثر در طبقه بندی حرکت کنند.

مرحله 5: آزمایش و اصلاح پس از ایجاد نسخه اولیه طبقه بندی سفارشی خود، آزمایش اثربخشی و قابلیت استفاده آن بسیار مهم است. از کاربران یا ذینفعان دعوت کنید تا بازخورد ارائه کنند و ارزیابی کنند که آیا طبقه بندی اهداف مورد نظر را برآورده می کند یا خیر. تنظیمات و اصلاحات لازم را بر اساس بازخورد دریافتی برای بهبود ساختار و قابلیت استفاده کلی طبقه بندی انجام دهید.

تعریف طبقه بندی سفارشی: 23 نکته

1. 1. 1. درک نیازها: قبل از تعریف طبقه بندی سفارشی، درک روشنی از نیازها و الزامات خاص سازمان یا پروژه خود به دست آورید.
      2. درگیر کردن سهامداران: سهامداران مربوطه را از بخش ها یا تیم های مختلف درگیر کنید تا مطمئن شوید که طبقه بندی دیدگاه ها و الزامات آنها را منعکس می کند.
      3. مقیاس‌پذیری را در نظر بگیرید: طبقه‌بندی را طراحی کنید که بتواند رشد و تغییرات آتی را در سازمان یا پروژه شما تطبیق دهد.
      4. ساده نگه دارید: برای سادگی در طراحی طبقه بندی خود تلاش کنید تا از سردرگمی جلوگیری کنید و پیمایش و درک آن را برای کاربران آسانتر کنید.
      5. از زبان واضح و ثابت استفاده کنید: اطمینان حاصل کنید که اصطلاحات و برچسب‌های استفاده شده در طبقه‌بندی شما واضح، مختصر و به‌طور پیوسته در سرتاسر کاربرد دارند.
      6. جلوگیری از اصطلاحات تخصصی: استفاده از اصطلاحات فنی یا خاص صنعت را به حداقل برسانید تا طبقه بندی برای مخاطبان وسیع تری قابل دسترسی باشد.
      7. ابعاد چندگانه را در نظر بگیرید: فراتر از روابط سلسله مراتبی فکر کنید و ابعاد دیگری مانند جنبه‌ها، ویژگی‌ها یا برچسب‌ها را برای بهبود سیستم طبقه‌بندی در نظر بگیرید.
      8. ویژگی و عمومیت تعادل: تعادل مناسب را بین ارائه طبقه‌بندی‌های خاص و حفظ دسته‌های گسترده‌تر که طیف وسیعی از مفاهیم مرتبط را در بر می‌گیرد، بیابید.
      9. مرور و به روز رسانی منظم: طبقه بندی ها باید اسناد زنده ای باشند که در طول زمان تکامل می یابند. مرتباً طبقه بندی سفارشی خود را بررسی و به روز کنید تا از ارتباط و دقت آن اطمینان حاصل کنید.
      10. بازخورد کاربر را در نظر بگیرید: به طور مستمر از کاربران بازخورد جمع‌آوری کنید تا نقاط دردناک یا مناطقی را برای بهبود در طبقه‌بندی سفارشی خود شناسایی کنید.
      11. استاندارد کردن قراردادهای نامگذاری: برای ارتقای وضوح و سهولت استفاده، قراردادهای نام‌گذاری ثابتی را برای دسته‌ها، زیرمجموعه‌ها و سایر عناصر در طبقه‌بندی ایجاد کنید.

   

1. دستورالعمل‌های سند: دستورالعمل‌ها یا اسناد واضحی ایجاد کنید که نحوه استفاده از طبقه‌بندی سفارشی را مشخص می‌کند، از جمله دستورالعمل‌هایی برای افزودن دسته جدیدs یا اصلاح موارد موجود.
2. تخصص کاربر را در نظر بگیرید: پیچیدگی و عمق طبقه بندی خود را بر اساس سطح تخصص کاربران خود تنظیم کنید. از ورود کاربران تازه کار با ساختارهای بیش از حد پیچیده اجتناب کنید.
3. اطمینان از قابلیت یافتن: طبقه بندی را به گونه ای طراحی کنید که اطمینان حاصل شود کاربران میتوانند به راحتی اطلاعات را بر اساس نیازها و جستارهای جستجوی خود پیدا و بازیابی کنند.
4. عملکرد جستجوی آزمایشی: عملکرد جستجو را در طبقه‌بندی خود آزمایش کنید تا مطمئن شوید که نتایج دقیق و مرتبط را برای جستارهای مختلف ارائه می‌دهد.
5. فراداده را در نظر بگیرید: عناصر فراداده را در طبقه بندی خود بگنجانید تا زمینه و اطلاعات بیشتری در مورد هر دسته یا زیرمجموعه ارائه دهید.
6. ترویج ارجاع متقابل: ارجاع متقابل را بین دسته‌ها یا زیرمجموعه‌های مختلف فعال کنید تا کاوش و کشف اطلاعات مرتبط تسهیل شود.
7. پشتیبانی چند زبانه را در نظر بگیرید: اگر سازمان شما به چندین زبان کار می‌کند، در نظر بگیرید که چگونه طبقه‌بندی سفارشی می‌تواند برای کاربران زبان‌های مختلف سازگار یا ترجمه شود.
8. آموزش کاربران: برای آموزش کاربران در مورد نحوه پیمایش و استفاده مؤثر از طبقه‌بندی سفارشی، آموزش یا مستنداتی ارائه دهید.
9. تجزیه و تحلیل استفاده را نظارت کنید: ابزارهای تحلیلی را برای نظارت بر الگوهای استفاده و رفتارهای کاربران در طبقه‌بندی پیاده‌سازی کنید که به شما امکان می‌دهد مناطقی را برای بهبود شناسایی کنید.
10. اطمینان از سازگاری با سیستم‌های موجود: اگر سازمان شما قبلاً سیستم‌ها یا پایگاه‌های داده موجود را دارد، اطمینان حاصل کنید که طبقه‌بندی سفارشی برای یکپارچه‌سازی یکپارچه با این سیستم‌ها هماهنگ است.
11. فناوری های آینده را در نظر بگیرید: پیشرفت های فناوری آینده یا تغییرات رفتار کاربر را پیش بینی کنید و طبقه بندی سفارشی خود را با انعطاف پذیری برای انطباق با این تغییرات طراحی کنید.
12. ارتباط منظم به‌روزرسانی‌ها: ذینفعان را در مورد هرگونه به‌روزرسانی یا تغییری که در طبقه‌بندی سفارشی ایجاد شده است برای حفظ شفافیت و تسهیل پذیرش، مطلع کنید.

منابع این مطلب:

1. استراتژی های طبقه بندی - یک شرکت مشاوره پیشرو متخصص در طبقه بندی، معماری اطلاعات و استراتژی های مدیریت دانش. آنها بینش های ارزشمند، بهترین شیوه ها، و مطالعات موردی را در مورد ایجاد طبقه بندی های موثر ارائه می دهند.
2. Journal of Information Science - مجله معتبر دانشگاهی که مقالات تحقیقاتی مرتبط با علم اطلاعات از جمله طراحی طبقه بندی و سازماندهی اطلاعات را منتشر می کند.
3. مؤسسه معماری اطلاعات - یک سازمان حرفه ای که به پیشبرد معماری اطلاعات اختصاص دارد. آنها منابع، نشریات و انجمن های انجمن را ارائه می دهند که در آن کارشناسان دانش و تجربیات خود را در طراحی و اجرای طبقه بندی به اشتراک می گذارند.